Sie führen ein vertrauliches Gespräch mit einem Personensorgeberechtigten bezüglich der Inhalte der Hilfeplanung, zum Beispiel bezogen auf Leistungen nach § 31 SGB VIII (sozialpädagogische Familienhilfe). Obwohl solche Gespräche in einer Kinder- und Jugendhilfeeinrichtung üblich sind, stellen sie dennoch einen Datenschutzverstoß dar, wenn sie nicht vertraulich geführt werden. Besucher im angrenzenden Besprechungsraum könnten das Gespräch mithören. Dies wäre dann eine erhebliche Datenschutzverletzung. Sollte eine betroffene Person in diesem Fall der Aufsichtsbehörde melden, könnten ernsthafte Konsequenzen folgen.

Viele Einrichtungen und ambulante Dienste in der Kinder- und Jugendhilfe kümmern sich nicht ausreichend um ihre Webseiten. Oft sind diese veraltet und werden weder inhaltlich noch technisch gepflegt. Dies kann sehr kostspielig sein, insbesondere dann, wenn sie in das Visier von sog. Abmahnanwälten geraten.

Als Inhaber sind Sie persönlich dafür verantwortlich, dass Ihre Webseite den Datenschutzbestimmungen entspricht. Vernachlässigen Sie den Datenschutz auf Ihrer Webseite, wird dies schnell als generelle Nachlässigkeit interpretiert. Eine Webseite, die alle Datenschutzanforderungen erfüllt, verbessert hingegen den Gesamteindruck Ihrer Einrichtung erheblich.

Viele Einrichtungen und ambulante Dienste in der Kinder- und Jugendhilfe versäumen es, aktuelle Einwilligungserklärungen von den jungen Menschen und deren Eltern bzw. Vormündern einzuholen und verwenden zudem häufig falsche Vordrucke aus dem Internet, die den aktuellen rechtlichen Anforderungen nicht entsprechen. Dies kann nicht nur zu rechtlichen Problemen führen, sondern auch das Vertrauen der jungen Menschen und deren Familien beeinträchtigen.

Als Inhaber bzw. Geschäftsführung oder Vorstand sind Sie persönlich verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Einwilligungserklärungen den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Wenn Sie diesen Aspekt vernachlässigen, kann dies als allgemeine Nachlässigkeit wahrgenommen werden. Eine datenschutzrechtlich korrekte und aktuelle Einwilligungserklärung stärkt das Vertrauen der jungen Menschen, ihrer Familien und Ihrer Kooperationspartner wie z. B. das Jugendamt und präsentiert Ihre Einrichtung bzw. Ihren ambulanten Dienst in der Kinder- und Jugendhilfe in einem professionellen Licht.

Leistungserbringer in der Kinder- und Jugendhilfe unterschätzen oft die Bedeutung einer sicheren digitalen Verwaltung von personenbezogenen Daten. Oft werden Daten von jungen Menschen und/oder deren Familien auf veralteten Computern gespeichert, die nicht ausreichend vor Cyberangriffen geschützt sind. Dies birgt ein hohes Risiko für Datenverlust oder unbefugten Zugriff, was schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben kann.

Als verantwortliche Personen in Ihrem Unternehmen sind Sie dafür verantwortlich, dass die digitalen Systeme den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen. Vernachlässigen Sie diesen Aspekt, kann dies als allgemeine Nachlässigkeit von Ihnen angesehen werden. Eine sichere digitale Nutzer*innenverwaltung stärkt das Vertrauen der jungen Menschen und deren Familien und trägt dazu bei, Ihre Einrichtung bzw. Ihren ambulanten Dienst in der Kinder- und Jugendhilfe professionell und verantwortungsvoll zu präsentieren.

In vielen Einrichtungen und ambulanten Diensten in der Kinder- und Jugendhilfe wird der Datenschutz oft vernachlässigt, wenn es um die Schulung der Mitarbeitenden geht. Mitarbeitende sind sich häufig nicht bewusst, wie sie die Daten der jungen Menschen und ihrer Familien sicher verwalten sollen. Ohne entsprechende Schulungen nutzen sie möglicherweise einfache Passwörter oder teilen Zugangsdaten, was zu unbefugtem Zugriff führen kann.

Die Folgen unzureichender Schulungen sind gravierend: Neben rechtlichen und finanziellen Sanktionen kann das Vertrauen der jungen Menschen und ihrer Familien erheblich geschädigt werden. Ein Datenleck könnte das Image Ihres Unternehmens schwer beeinträchtigen und zu Schadensersatzforderungen führen.

Als Geschäftsführung oder Vorstand müssen Sie persönlich sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden regelmäßig im Datenschutz geschult werden. Diese Schulungen sollten praktische Anweisungen für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten enthalten. Investitionen in Schulungen sind unerlässlich für eine verantwortungsvolle Leistungserbringung in der Kinder- und Jugendhilfe.