Digitale Überwachung im Dienstwagen erkennen und rechtssicher handeln

Datenschutz im Dienstwagen? Nur mit klaren Spielregeln!

Wer heute ein neues Dienstfahrzeug in Betrieb nimmt, bekommt häufig nicht nur einen Schlüssel, sondern gleich eine App mit dazu. Die soll helfen, den Wagen effizienter zu nutzen – mit Funktionen wie digitalem Bordbuch, Vorklimatisierung oder Navigationsdiensten mit Echtzeitverkehr. Praktisch? Ja. Unproblematisch? Leider nein. Denn oft steckt hinter diesen smarten Funktionen ein zentral verwaltetes Benutzerkonto, das einiges mehr über die Nutzung preisgibt, als vielen bewusst ist.

Wer etwa zentral über eine App auf sämtliche Fahrzeuge zugreift, kann auch nachvollziehen, wo sich das Auto gerade befindet, wie es gefahren wurde und wann wer unterwegs war. Und genau hier wird es aus Datenschutzsicht kritisch.

Wenn Sie als Arbeitgeber Fahrzeuge bereitstellen, bedeutet das: Es braucht klare Regeln, wie mit diesen Daten umzugehen ist. Nicht jede technische Möglichkeit darf einfach so genutzt werden.

Allein schon deshalb nicht, weil es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, die rechtlich besonders geschützt sind. Besonders heikel wird es dann, wenn der Dienstwagen auch privat genutzt werden darf – denn dann vermischt sich dienstliche mit privater Nutzung, und das Tracking bekommt eine völlig neue Brisanz.

Die gute Nachricht: Es gibt Wege, den Datenschutz zu wahren, ohne gleich auf die Vorteile der Digitalisierung zu verzichten.

Erste Maßnahme sollte immer sein, die App-Funktionen zu prüfen, bevor das Fahrzeug in den Dienst geht. Wenn die App über ein zentrales Konto läuft, sollten alle Tracking- oder Analysefunktionen deaktiviert werden – und zwar dauerhaft. Das ist technisch meist problemlos machbar, wird aber oft schlicht vergessen oder nicht hinterfragt. Der zweite wichtige Schritt: Transparenz gegenüber denjenigen, die das Fahrzeug nutzen. Es sollte klar sein, welche Funktionen aktiv sind, was aufgezeichnet wird – und wie man bestimmte Funktionen bei Bedarf wieder selbst aktivieren kann, beispielsweise für private Zwecke. Hier kann eine einfache, gut erklärte Nutzerinformation schon Wunder wirken.

Wenn die Fahrzeuge auch privat genutzt werden dürfen, empfiehlt sich zusätzlich eine schriftliche Vereinbarung mit den Fahrenden.

Diese kann regeln, dass eine Nutzung der App nur mit einem persönlichen Zugang erfolgt und dass jede darüber hinausgehende Datennutzung ausgeschlossen ist. So bleibt die Kontrolle über die Daten da, wo sie hingehört – bei den Nutzenden selbst.

Neben den App-Funktionen gibt es noch einen zweiten datenschutzrechtlichen Dauerbrenner, der ab Juli 2024 noch mehr an Bedeutung gewinnt: die sogenannte Blackbox im Auto. Offiziell heißt das Teil Event Data Recorder (EDR), gemeint ist ein fest eingebautes Gerät, das verschiedene Fahrzeugdaten laufend speichert. Im Fall eines Unfalls sichert es die Sekunden davor und kurz danach dauerhaft. Auch wenn diese Technik in erster Linie der Unfallaufklärung dient, sollte man sie im Blick behalten – schon allein deshalb, weil viele gar nicht wissen, dass sie überhaupt existiert.

Ein Zugriff auf die EDR-Daten ist übrigens nicht ohne Weiteres möglich. Sie werden lokal im Fahrzeug gespeichert und können nur mit einem speziellen Gerät über die Diagnose-Schnittstelle ausgelesen werden. Das macht einen Missbrauch zwar unwahrscheinlich, aber nicht unmöglich. Auch hier ist also Aufklärung gefragt: Wer Fahrzeuge bereitstellt, sollte die eigene Belegschaft über das Vorhandensein dieser Technik und deren Zweck informieren. Nicht dramatisieren, aber klar benennen – das schafft Vertrauen.

Fazit: Smarte Autos sind längst Alltag – auch im Arbeitsumfeld. Damit daraus kein Datenschutzrisiko wird, braucht es mehr als nur technisches Verständnis. Es braucht Regeln, Verantwortungsbewusstsein und eine Portion gesunden Menschenverstand. Und manchmal eben auch eine datenschutzrechtliche Begleitung, die hilft, solche Prozesse pragmatisch und rechtssicher aufzusetzen.

Genau dabei unterstützen wir Sie als IJOS GmbH mit unseren Datenschutzdienstleistungen – konkret, verständlich und ohne Bürokratiemonster.