Ups, Datenpanne? Wir regeln das

Kostenfreie Ersteinschätzung durch erfahrene Datenschutzbeauftragte

Wenn in Ihrem Unternehmen etwas mit personenbezogenen Daten durcheinandergerät, zählt jede Minute. Ein versehentlich verschickter E-Mail-Anhang, eine verloren gegangene Akte, ein offener Zugriff auf eine Cloud-Ablage. In der Praxis passiert das schneller, als man denkt. Gleichzeitig sitzt im Nacken die Pflicht, Ruhe zu bewahren, den Vorfall sachlich zu prüfen und zu entscheiden, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde oder gegenüber betroffenen Personen notwendig ist. Genau hier setzt unser Angebot an. Wir geben eine schnelle, kostenfreie Ersteinschätzung durch erfahrene Datenschutzbeauftragte und helfen, die Lage richtig einzuordnen.

Unsere Unterstützung ist bewusst niedrigschwellig. Wer eine mögliche Datenschutzverletzung bemerkt, kann den Vorfall unkompliziert und ohne Vorkenntnisse melden. Das gilt für Leitungen und Mitarbeitende ebenso wie für öffentliche Träger, freie Träger sowie betroffene Personen, die unsicher sind, ob überhaupt ein Problem vorliegt. Niemand muss bereits Kunde sein. Uns geht es darum, Risiken zügig zu erkennen, Schäden zu begrenzen und die richtigen Schritte einzuleiten.

Der Weg ist einfach. Über einen kurzen Online-Fragebogen übermitteln Sie die wichtigsten Eckdaten. Wir fragen nur danach, was für eine Ersteinschätzung wirklich gebraucht wird:

• Was ist passiert?
• Welche Daten sind betroffen?
• Wer hat möglicherweise Zugang erhalten?
• Seit wann besteht die Situation?
• Welche Sofortmaßnahmen wurden bereits ergriffen?

Optional können Sie Dokumente oder Screenshots beifügen. Das spart Rückfragen und verkürzt die Bearbeitungszeit. Wenn Sie möchten, geben Sie die Meldung anonym ab. Hierzu nutzen Sie dann unser Hinweisgebersystem. Dort können wir trotzdem geschützt Rückfragen stellen und Antworten austauschen. Alle Angaben behandeln wir streng vertraulich und nutzen sie ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Hinweises.

Was passiert nach Ihrer Meldung? Wir schauen unmittelbar drauf, prüfen die geschilderten Umstände und ordnen sie rechtlich und praktisch ein. Unsere Rückmeldung erhalten Sie in der Regel noch am selben Tag. Sie bekommen eine klare Einschätzung, ob eine Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde wahrscheinlich ist (Stichwort Art. 33 DSGVO) und ob eine Information der betroffenen Personen in Betracht kommt (Art. 34 DSGVO). Gleichzeitig benennen wir pragmatische Sofortmaßnahmen, die Sie unmittelbar umsetzen können, um Risiken zu reduzieren, etwa das Zurückziehen unberechtigt versendeter Dateien, das Sperren von Zugängen, das Nachziehen technischer Einstellungen oder die gezielte interne Kommunikation, damit keine Gerüchteküche entsteht.

Praxisnah heißt für uns auch: Wir verlieren uns nicht in juristischen Floskeln, sondern übersetzen Datenschutz in verständliche Abläufe.

Ein Beispiel: Falls ein falscher E-Mail-Verteiler genutzt wurde, empfehlen wir ein strukturiertes Vorgehen. Erstens: Sofort die Empfänger freundlich, aber bestimmt um Löschung bitten und, wenn möglich, eine Lesebestätigung anfordern. Zweitens: Prüfen, ob sensible Kategorien betroffen sind, etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zur Herkunft eines jungen Menschen. Drittens: Dokumentieren, was unternommen wurde, damit später nachvollziehbar ist, wie gehandelt wurde. Viertens: Technisch nachschärfen, z. B. Verteilerlisten bereinigen oder Voreinstellungen im E-Mail-Client anpassen, damit solche Fehler seltener passieren.

Viele Vorfälle lassen sich mit ein paar gezielten Handgriffen entschärfen. Entscheidend ist, dass Sie nicht abwarten, sondern strukturiert vorgehen. Unser Ersteinschätzungs-Service schafft dafür den Rahmen: Sie erhalten Orientierung, Prioritäten und eine To-do-Liste, die zu Ihrer Realität passt – mit Blick auf begrenzte Ressourcen, Schichtdienst, mobile Arbeit und den Trubel des Alltags in Einrichtungen und Diensten der Kinder- und Jugendhilfe. Wir wissen, dass Datenschutz neben pädagogischen Aufgaben, Hilfeplanung und Verwaltungsroutinen laufen muss. Darum liefern wir Empfehlungen, die praktikabel sind und keinen Bürokratiemarathon lostreten.

Transparenz ist uns wichtig. Wir sagen offen, wenn eine Meldung an die Aufsichtsbehörde aus unserer Sicht geboten ist, und erläutern, wie Sie diese rechtssicher vornehmen können: Welche Inhalte in die Meldung gehören, welche Frist üblicherweise zu beachten ist und wie Sie die interne Dokumentation aufsetzen. Falls keine Meldepflicht besteht, erhalten Sie eine begründete Einschätzung und Hinweise, wie Sie den Vorfall intern abschließen und aus dem Ereignis lernen können. Dazu gehört oft ein kurzer „Lessons Learned“-Block: Wo gab es Lücken im Ablauf? Welche Schulungsimpulse brauchen die Teams? Lohnt sich eine kleine Prozessänderung, etwa ein Vier-Augen-Prinzip bei Serienmails oder ein Standardformular für die Ausgabe von Akten?

Auch betroffene Personen und Mitarbeitende können unser Angebot nutzen, wenn Unsicherheit besteht, ob ein Datenschutzproblem vorliegt. Wir nehmen jeden Hinweis ernst, prüfen sachlich und geben eine hilfreiche Rückmeldung. Gerade in sensiblen Kontexten möchten viele zunächst anonym bleiben. Das respektieren wir ausdrücklich. Dank unseres geschützten Kommunikationskanals bleibt ein Dialog möglich, ohne persönliche Daten preiszugeben.

Damit Sie dauerhaft weniger Vorfälle haben, bringen wir auf Wunsch Struktur in Ihr Incident-Handling. Aus unserer Beratungspraxis haben sich ein paar schnelle Hebel bewährt: Ein schlankes internes Meldeformular, das in jedem Team griffbereit ist; klare Zuständigkeiten, damit niemand rätselt, wer den Hut aufhat; eine kleine Sammlung von Textbausteinen für Rückholbitten, Informationsschreiben und Meldungen; technische Voreinstellungen, die Tippfehler bei E-Mail-Adressen abfangen; kurze Mikro-Trainings, die man in einer Teamsitzung durchspielen kann. Solche Bausteine kosten wenig Zeit, zahlen aber massiv auf Sicherheit und Gelassenheit ein.

Wichtig ist auch, die Kultur mitzudenken. Fehler werden seltener vertuscht, wenn klar ist, dass es nicht um Schuldige geht, sondern um schnelles, vernünftiges Handeln. Wer früh meldet, hilft allen. Deshalb empfehlen wir, intern bewusst eine „Fehler-freundliche“ Haltung zu fördern und Meldewege sichtbar zu machen. Das senkt die Hemmschwelle, entlastet Leitungen und schützt am Ende junge Menschen genauso wie Mitarbeitende.

Kurz gesagt: Unser kostenfreier Ersteinschätzungs-Service verschafft Ihnen rasch Klarheit und eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Sie melden den Vorfall über den kurzen Fragebogen, wir prüfen noch am selben Tag und liefern eine praxisnahe Empfehlung – inklusive konkreter Schritte für die nächsten 24 bis 72 Stunden. Wenn weiterführende Unterstützung gewünscht ist, stehen wir bereit, etwa beim Formulieren einer Behördenmeldung, bei der Information von Betroffenen oder beim Aufsetzen schlanker Prozesse, die in Ihren Arbeitsalltag passen. So wird Datenschutz durchschaubar, handhabbar und verlässlich – genau dann, wenn es darauf ankommt.

Und wenn es gerade brennt: Einfach den Fragebogen nutzen, die wichtigsten Informationen senden und durchatmen. Wir kümmern uns.

Hier geht es direkt zum Fragebogen.

Noch Fragen vorab? Schreiben Sie uns gerne an datenschutz(at)ijos.net. Und wenn es gerade brennt: Einfach den Fragebogen nutzen, die wichtigsten Informationen senden und durchatmen. Wir kümmern uns.