Datenschutz im Sozialamt: Dürfen Klarnamen auf Rechnungen stehen?
Klarnamen auf Rechnungen
Darf der Träger der Eingliederungshilfe bei der Abrechnung von Maßnahmen verlangen, dass die Klarnamen der betreuten Leistungsberechtigten auf den Rechnungen erscheinen? Diese Frage sorgt in der Praxis immer wieder für Unsicherheiten – denn während der Träger der Eingliederungshilfe eine nachvollziehbare Abrechnung benötigt, steht der Datenschutz dem scheinbar entgegen.
Rechtlicher Rahmen:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Sozialgesetzbuch (SGB) regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten. Sozialdaten unterliegen einem besonderen Schutz und dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies gesetzlich erlaubt oder zwingend erforderlich ist. Eine Rechnung ist primär ein buchhalterisches Dokument – die Frage ist also, ob der Klarname zur Abrechnung wirklich notwendig ist.
Notwendigkeit vs. Datenschutz:
Leistungserbringer sind verpflichtet, ihre Leistungen abzurechnen. Die Rechnungsstellung muss dem Träger der Eingliederungshilfe eine sachgerechte Prüfung ermöglichen, aber dies rechtfertigt nicht automatisch die Angabe von Klarnamen. In der Praxis sind auch anonymisierte oder pseudonymisierte Angaben denkbar, etwa durch eine interne Fallnummer oder Initialen.
Problem der Zweckbindung:
Sozialdaten dürfen nur zu dem Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Die Rechnungsprüfung dient der wirtschaftlichen Kontrolle, nicht der individuellen Fallsteuerung. Die Weitergabe des Klarnamens wäre daher nur dann zulässig, wenn es keine alternative Möglichkeit gibt, die Abrechnung korrekt durchzuführen.
Praxisempfehlung:
Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, sollten Träger der Eingliederungshilfe alternative Identifikationsmerkmale nutzen, z. B. eine Fallnummer. Falls Klarnamen auf Rechnungen verlangt werden, sollte geprüft werden, ob dies zwingend erforderlich ist oder ob eine anonymisierte Abrechnung ausreicht. Im Zweifelsfall kann eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO helfen, Risiken zu bewerten.
Fazit
Die Angabe von Klarnamen auf Rechnungen ist aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch.
Träger der Eingliederungshilfe sollten unbedingt prüfen, ob eine Abrechnung mit Fallnummern oder Pseudonymen möglich ist, um den Datenschutz zu wahren. Leistungserbringer sollten sich nicht vorschnell zur Preisgabe von Sozialdaten verpflichten lassen, sondern auf eine datenschutzfreundliche Lösung hinwirken. Falls ein Träger der Eingliederungshilfe dennoch auf der Nennung von Klarnamen besteht, sollte der Datenschutzbeauftragte des Amtes kontaktiert werden. Dieser kann prüfen, ob die Forderung berechtigt ist und eine Lösung im Sinne der betroffenen Bürger finden.