WhatsApp & Co. in der Kinder- und Jugendhilfe

Medien in der Jugendhilfe

📱 Messenger-Dienste sind aus der Kinder- und Jugendhilfe kaum wegzudenken. Egal ob zur schnellen Absprache im Team, für Terminabsprachen mit Eltern oder für den Austausch mit Jugendlichen – die Nutzung ist praktisch, aber auch problematisch. Der Datenschutz macht der bequemen Kommunikation oft einen Strich durch die Rechnung. Doch was ist eigentlich erlaubt? Und wie können Einrichtungen Messenger rechtssicher einsetzen, ohne ein Bußgeld zu riskieren?

❌ WhatsApp ist keine Option. Auch wenn viele es weiterhin nutzen, ist der Messenger für den professionellen Einsatz in der Kinder- und Jugendhilfe datenschutzrechtlich nicht tragbar. Hauptproblem sind die Übermittlung von Metadaten an Meta und die fehlende Möglichkeit, Kontakte innerhalb der Organisation zu isolieren. Das macht es nahezu unmöglich, WhatsApp datenschutzkonform einzusetzen – selbst wenn alle Beteiligten theoretisch einwilligen.

⚠️ Auch Signal und Co. sind nicht immer die Lösung. Sie sind zwar für private Nutzer datenschutzfreundlicher als WhatsApp, erfüllen aber nicht die Anforderungen, die an professionelle Kommunikation in der Kinder- und Jugendhilfe gestellt werden. Das Problem liegt in der kommerziellen Nutzung: Da z.B. Signal für einen institutionellen Einsatz mit professionellem Datenschutzmanagement nicht ausgelegt ist, kann eine kommerzielle Anwendung auf keinen Fall empfohlen werden.

✅ Die Lösung: Spezialisierte Messenger-Dienste. Dienste wie z.B. Threema Work  bieten nicht nur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sondern auch die Möglichkeit, zentrale Datenschutzrichtlinien durchzusetzen. Sie erlauben eine klare Trennung zwischen privater und dienstlicher Nutzung und verhindern, dass Metadaten an Dritte weitergegeben werden. Entscheidend ist, dass der eingesetzte Messenger eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung ermöglicht und sich in die bestehenden Datenschutzprozesse der Einrichtung integrieren lässt.

🛠️ Technische und organisatorische Maßnahmen sind notwendig. Die Wahl des richtigen Messengers allein reicht nicht aus. Einrichtungen müssen klare interne Regelungen schaffen, die festlegen, wer welchen Messenger für welche Zwecke nutzen darf. Die Erstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) ist dabei unerlässlich. Eine DSFA hilft, mögliche Risiken zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen. Wer sich frühzeitig damit auseinandersetzt, erspart sich später unangenehme Überraschungen – sei es durch Datenschutzverstöße oder unklare Verantwortlichkeiten.

📢 Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Wer Messenger-Dienste nutzt, sollte genau wissen, welche Daten übermittelt werden dürfen und wo die Grenzen liegen. Besonders problematisch sind Gruppenchats mit Jugendlichen oder Eltern, da hier schnell sensible personenbezogene Daten geteilt werden können. Ein klares Regelwerk und regelmäßige Schulungen helfen, Unsicherheiten zu vermeiden und das Risiko zu minimieren.

🚀 Jetzt handeln, statt später Bußgelder riskieren. Wer auf Messenger-Dienste nicht verzichten möchte, muss sich mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen auseinandersetzen. Die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt – sie müssen nur konsequent umgesetzt werden. Einrichtungen, die sich jetzt mit dem Thema beschäftigen, sind langfristig auf der sicheren Seite und können weiterhin effizient kommunizieren, ohne ein Datenschutzrisiko einzugehen.

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