Datenschutz im Jugendamt: Dürfen Klarnamen auf Rechnungen stehen?

Klarnamen auf Rechnungen ans Jugendamt

Ausgangsfrage:
Darf das Jugendamt bei der Abrechnung von Jugendhilfemaßnahmen verlangen, dass die Klarnamen der betreuten Kinder und Jugendlichen auf den Rechnungen erscheinen? Diese Frage sorgt in der Praxis immer wieder für Unsicherheiten – denn während das Jugendamt eine nachvollziehbare Abrechnung benötigt, steht der Datenschutz dem scheinbar entgegen.

Rechtlicher Rahmen:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Sozialgesetzbuch (SGB) regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten. Sozialdaten unterliegen einem besonderen Schutz und dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies gesetzlich erlaubt oder zwingend erforderlich ist. Eine Rechnung ist primär ein buchhalterisches Dokument – die Frage ist also, ob der Klarname zur Abrechnung wirklich notwendig ist.

Notwendigkeit vs. Datenschutz:
Nach § 64 SGB VIII sind Leistungserbringer verpflichtet, ihre Leistungen abzurechnen. Die Rechnungsstellung muss dem Jugendamt eine sachgerechte Prüfung ermöglichen, aber dies rechtfertigt nicht automatisch die Angabe von Klarnamen. In der Praxis sind auch anonymisierte oder pseudonymisierte Angaben denkbar, etwa durch eine interne Fallnummer oder Initialen.

Problem der Zweckbindung:
Sozialdaten dürfen nur zu dem Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Die Rechnungsprüfung dient der wirtschaftlichen Kontrolle, nicht der individuellen Fallsteuerung. Die Weitergabe des Klarnamens wäre daher nur dann zulässig, wenn es keine alternative Möglichkeit gibt, die Abrechnung korrekt durchzuführen.

Praxisempfehlung:
Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, sollten Jugendämter alternative Identifikationsmerkmale nutzen, z. B. eine Fallnummer. Falls Klarnamen auf Rechnungen verlangt werden, sollte geprüft werden, ob dies zwingend erforderlich ist oder ob eine anonymisierte Abrechnung ausreicht. Im Zweifelsfall kann eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO helfen, Risiken zu bewerten.

Fazit