Unser Datenschutz-Managementsystem (DSM)

Unsere Software ermöglicht es Ihnen, alle datenschutzrelevanten Prozesse an einem zentralen Ort in Ihrem Unternehmen zu verwalten. Ob Dokumentationen, Risikoanalysen, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgenabschätzungen – mit unserer Software haben Sie jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen und können diese effizient bearbeiten und aktualisieren.

Für Organisationen mit mehreren Einrichtungen oder Trägerstrukturen bietet unsere Software eine Konzernfunktion, die es ermöglicht, Datenschutzprozesse zentral zu steuern und auf Konzernebene zu harmonisieren. Sie können dabei die Einhaltung von Datenschutzstandards in allen verbundenen Einrichtungen sicherstellen, die Berichterstattung vereinheitlichen und den Austausch von Datenschutzinformationen und -dokumenten zwischen den Einheiten effizient gestalten.

Die DSGVO und andere Datenschutzgesetze verlangen eine lückenlose Dokumentation aller Maßnahmen, die Sie in Bezug auf den Datenschutz ergreifen. Mit unserer Software können Sie alle notwendigen Dokumente zentral erstellen, verwalten und revisionssicher aufbewahren. Dies erleichtert nicht nur Ihre tägliche Arbeit, sondern stellt sicher, dass Sie im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden stets gut vorbereitet sind.

Speziell für die Anforderungen der Kinder- und Jugendhilfe stellen wir Ihnen in unserer Software zahlreiche Mustervorlagen und Verarbeitungstätigkeiten (VT) zur Verfügung. Diese Vorlagen sind auf die spezifischen Herausforderungen der Datenverarbeitung in der Kinder- und Jugendhilfe abgestimmt und helfen Ihnen, die relevanten Datenschutzdokumente schnell und unkompliziert zu erstellen. Sie sparen Zeit und minimieren gleichzeitig das Risiko von Fehlern bei der Erstellung wichtiger Dokumente.

Unsere Datenschutzmanagement-Software ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, sodass auch Personen ohne tiefergehende IT- oder Datenschutzkenntnisse sie problemlos bedienen können. Mit klaren Anleitungen und strukturierten Prozessen führt Sie die Software durch alle notwendigen Schritte, um Ihre Datenschutzanforderungen zu erfüllen.

Die Einhaltung gesetzlicher Fristen ist im Datenschutz besonders wichtig. Die Software erinnert Sie z. B. automatisch an bevorstehende Termine, wie etwa die regelmäßige Überprüfung von Verarbeitungsverzeichnissen (VVT) oder notwendige Aktualisierungen von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (AVV). So stellen Sie sicher, dass keine Fristen verpasst werden und Sie stets auf dem aktuellen Stand sind.

Für risikobehaftete Datenverarbeitungen, insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten von Kindern und Jugendlichen und deren Familien, ist häufig eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich. Unsere Software unterstützt Sie dabei, diesen Prozess sicher durchzuführen. Sie leitet Sie Schritt für Schritt durch die DSFA und hilft Ihnen dabei, potenzielle Risiken zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist eine Pflicht gemäß der für Sie geltenden Datenschutzbestimmungen in der Kinder- und Jugendhilfe und muss jederzeit auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Unsere Software macht es Ihnen leicht, dieses Verzeichnis zu erstellen, zu verwalten und regelmäßig zu aktualisieren. Dank klar strukturierter Eingabemasken und Vorlagen wird dieser Prozess erheblich vereinfacht.

Neben der Verwaltung Ihrer Datenschutzprozesse bietet unsere Software auch die Möglichkeit, interne Schulungen durchzuführen und die Teilnahme sowie den Lernerfolg direkt zu dokumentieren. Außerdem können Sie Vertraulichkeitserklärungen Ihrer Mitarbeiter digital verwalten und elektronisch signieren lassen. Dies spart nicht nur Papier, sondern beschleunigt den gesamten Prozess und sorgt für eine rechtskonforme Dokumentation aller wichtigen Belehrungen und Einwilligungen.

Unsere Software erleichtert die Zusammenarbeit mit internen Datenschutzkoordinator*innen erheblich. Alle datenschutzrelevanten Informationen können einfach und sicher zwischen Ihnen, der/dem Datenschutzkoordinator*in und uns als externe Datenschutzbeauftragte ausgetauscht werden. Dies gewährleistet eine reibungslose Kommunikation und optimierte Prozesse im Datenschutz.

Datensicherheit steht bei uns an oberster Stelle. Unser Datenschutz-Managementsystem (DSM) bietet Ihnen umfassende Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass Ihre sensiblen Daten stets geschützt sind. Mit modernen Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen stellen wir sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können. Alle Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet.

Unsere Software wächst mit Ihnen. Unabhängig von der Größer Ihrer Organisation kann unser skalierbares Datenschutz-Managementsystem (DSM) und flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Die Software lässt sich problemlos in Ihre bestehenden IT-Strukturen integrieren und unterstützt Sie dabei, Ihre datenschutzrechtlichen Pflichten zu erfüllen.

Unsere Software bietet eine direkte Kommunikationsschnittstelle zu uns als Ihren externen Datenschutzbeauftragten. So können Sie schnell und unkompliziert Fragen stellen, Dokumente austauschen oder Beratung in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten einholen. Die enge Verknüpfung zwischen der Software und unserer Expertise sorgt dafür, dass Sie jederzeit bestens unterstützt werden.

Wenn Sie uns als externen Datenschutzbeauftragten beauftragen, stellen wir Ihnen die Datenschutzmanagement-Software (DSM) kostenfrei zur Verfügung.

Unser leistungsstarkes Tool hilft Ihnen, Ihre Datenschutzpflichten effizient und sicher zu managen, und spart Ihnen Zeit und Ressourcen. Sie profitieren von einer zentralisierten Verwaltung aller datenschutzrelevanten Informationen und können sich darauf verlassen, dass alle gesetzlichen Anforderungen lückenlos erfüllt werden.